Cartório de Diadema é premiado na categoria Diamante do PQTA

No dia 28 de novembro foi realizada a cerimônia de entrega do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA) 2019, promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil, em Aracaju (SE). Entre os cartórios premiados, o Registro de Imóveis, Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de Diadema conquistou a categoria Diamante.

Fundada em oito de dezembro de 1967, a serventia é administrada por Patrícia André de Camargo Ferraz, desde 2003. Em entrevista exclusiva para a Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo (Anoreg/SP), a titular do cartório explicou quais foram as mudanças implementadas na serventia, os reflexos da premiação, entre outras informações. Confira:

Anoreg/SP – Quais foram às mudanças implementadas pelo cartório para vencerem o PQTA?

Patrícia André de Camargo Ferraz –  A partir de reuniões com o setor de TI do Registro Diadema, o responsável relatou o impacto negativo que o acúmulo de documentos na rede e nos desktops provocava no desempenho da rede e dos sistemas. Analisando o reportado, constatei que, do mesmo modo que identificáramos, na implementação do Programa 5S, a existência de acúmulo de papéis e materiais inúteis, contávamos com um acúmulo de pastas e documentos digitais, apesar da impressão de que estávamos organizados em todos os sentidos. Na verdade, como parece ocorrer em várias organizações, havia um lixo digital considerável no sistema arquivístico digital do Registro Diadema e isso impactava a qualidade do trabalho entregue pela equipe, com perda de eficiência. Todos os colaboradores da equipe, com exceção das colaboradoras da limpeza, foram envolvidos.

Anoreg/SP – Quais ações que realizaram dentro do cartório?

Patrícia André de Camargo Ferraz – A) Fizemos o diagnóstico da situação, por meio da análise randômica de pastas e arquivos, e identificamos suas causas prováveis (dentre elas a falta de regras estabelecidas para o arquivamento digital, a falta de percepção de toda a equipe a respeito da importância da higidez da rede e do grupo de arquivos para o desempenho das atividades cotidianas, bem como da capacidade dos usuários de produzirem lixo eletrônico, etc.).
B) Analisamos o perfil da equipe e nossos recursos e desenhamos uma estratégia de tratamento da oportunidade de melhoria.
C) A estratégia adotada foi a seguinte: c.1) Iniciamos com a definição de REGRAS DE ARQUIVAMENTO DIGITAL; c.2) Comunicamos as regras à equipe, por meio da intranet, disponibilizamos o documento pertinente na rede, em pasta de acesso a todos os colaboradores e aplicamos treinamento específico; c.3) Estimulamos os colaboradores a adotarem práticas intuitivas para o arquivamento e a testarem os critérios adotados com colaboradores de outras áreas (se os testadores sozinhos encontrassem com facilidade a pasta e o documento necessário, o critério estaria adequado); c.4) Em seguida demos prazo suficiente para que as regras fossem assimiladas por todos e para que novas rotinas fossem implementadas e adequações fossem realizadas; c.5) Estabelecemos, então, o dia do DESCARTE DIGITAL, na linha do programa 5S, que já fazia parte de nossa cultura. Neste dia era a oportunidade formal de todos os membros da equipe se adequarem às regras. Os colaboradores foram ainda alertados que após o dia do descarte digital os documentos de caráter pessoal, supérfluos e obsoletos seriam eliminados sem prévio aviso. c.6) Criamos, então, a AUDITORIA DIGITAL, rotina de fiscalização das regras referidas, realizada a princípio com a registradora e com a equipe de TI, em toda a rede e em todas as estações de trabalho, para verificação do cumprimento das regras de arquivamento digital, sua aplicação tendo em vista as especificidades de cada setor e da efetividade do descarte digital. O relatório da auditoria proporcionou informações objetivas para o tratamento dos desvios. Os casos que comportavam orientação, a receberam. Casos de descumprimento deliberado das regras foram tratados com as normas da CLT; c.7) Meses depois, a registradora, com apoio da equipe de TI, aperfeiçoou a gestão de tal tema e elaborou uma POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO – PSI, na qual as regras de arquivamento digital, o descarte digital e a auditoria digital foram incorporadas. A PSI também contempla regras para uso de todos os equipamentos eletrônicos, como hardwares e impressoras, softwares, de correios eletrônicos, de monitoramento, responsabilidade civil e sanções. c.8) A equipe e TI também foi capacitada para fazer as auditorias digitais sem a participação da registradora. Os gestores poderiam ser chamados a auxiliar a equipe de TI. A última auditoria digital já foi realizada somente pela equipe de TI, sem a participação da registradora.

Anoreg/SP – É a primeira vez que vencem? Ou já ganharam outras vezes?

Patrícia André de Camargo Ferraz – Já estamos participando do PQTA há 6 anos. Foi nosso 5º Prêmio Diamante consecutivo e nosso primeiro prêmio destaque.

Anoreg/SP – Quais foram os reflexos da premiação no cartório?

Patrícia André de Camargo Ferraz – Nossa equipe está ainda mais motivada e comprometida com a melhoria contínua da gestão e dos processos.

Anoreg/SP – Os usuários do cartório sabem da premiação? Como está sendo o reflexo?

Patrícia André de Camargo Ferraz – Os usuários ficam encantados quando sabem que o Registro de Imóveis de sua cidade ou com o qual está agora trabalhando é um destaque em inovação. Já temos, há anos, o reconhecimento comunitário pela qualidade de nossas atividades, pelo compromisso com a melhoria de nossos processos e com a melhoria de nosso entorno, que se manifesta nas ações socioambientais. Ser destaque em inovação, nos tempos atuais, fala muito de quem somos para a comunidade. E repercute a qualidade de nosso seguimento, que se preocupa com permanente inovação. É um círculo virtuoso.